La régularisation annuelle des charges (loi 89-462 art. 23) compare les provisions versées par le locataire aux charges réelles imputables (décret 87-713). MonLoyer calcule automatiquement les provisions perçues, vous saisissez les charges réelles poste par poste, et le décompte est envoyé au locataire avec le PDF en pièce jointe.
Établir la régularisation
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Ouvrir la fiche du bail concerné
Menu → Baux → cliquez sur le bail à régulariser. Faites défiler jusqu'à la section Régularisation des charges.
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Saisir les postes de charges réels
Ajouter un poste pour chacune des charges récupérables (décret 87-713) :
- Entretien parties communes, ménage, ampoules
- Eau froide / chaude, chauffage collectif
- Ascenseur (hors gros travaux) et gardiennage (75% du salaire récupérable)
- TEOM (taxe d'enlèvement des ordures ménagères)
- Charges diverses récupérables
Le total imputable est comparé en direct au total des provisions perçues : MonLoyer affiche le delta (trop-perçu ou complément à régler).
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Émettre le décompte au locataire
Émettre le décompte envoie un email au locataire avec le PDF du décompte en pièce jointe (postes détaillés, totaux, solde). Si un complément est dû, une échéance Régularisation est créée automatiquement avec un délai d'1 mois pour le paiement.
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Marquer comme réglé après encaissement
Une fois le complément encaissé (ou le remboursement effectué), cliquez sur Marquer comme réglée sur la régularisation. Statut passe à SETTLED.
Cadre légal
- Le bailleur doit communiquer le décompte au moins 1 mois avant la prise d'effet (loi 89-462 art. 23).
- Les pièces justificatives (factures, état charges de copropriété) doivent être tenues à disposition du locataire pendant 6 mois après l'envoi.
- En cas de désaccord, le locataire dispose d'un délai de 3 ans pour contester (art. 7-1).
Astuce