La régularisation annuelle des charges (loi 89-462 art. 23) compare les provisions versées par le locataire aux charges réelles imputables (décret 87-713). MonLoyer calcule automatiquement les provisions perçues, vous saisissez les charges réelles poste par poste, et le décompte est envoyé au locataire avec le PDF en pièce jointe.
Établir la régularisation
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Ouvrir la fiche du bail concerné
Menu → Baux → cliquez sur le bail à régulariser. Faites défiler jusqu'à la section Régularisation des charges.
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Saisir les postes de charges réels
Ajouter un poste pour chacune des charges récupérables (décret 87-713) :
- Entretien parties communes, ménage, ampoules
- Eau froide / chaude, chauffage collectif
- Ascenseur (hors gros travaux) et gardiennage (75% du salaire récupérable)
- TEOM (taxe d'enlèvement des ordures ménagères)
- Charges diverses récupérables
Le total imputable est comparé en direct au total des provisions perçues : MonLoyer affiche le delta (trop-perçu ou complément à régler).
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Émettre le décompte au locataire
Émettre le décompte fige le décompte et envoie un email au locataire avec le PDF du décompte en pièce jointe (postes détaillés, totaux, solde). L'envoi est tracé (« Envoyé le … ») et un bouton Renvoyer par email reste disponible à tout moment. Si un complément est dû, une échéance Régularisation est créée automatiquement avec un délai d'1 mois pour le paiement.
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Marquer comme réglé après encaissement
Une fois le complément encaissé (ou le remboursement effectué), cliquez sur Marquer comme réglée sur la régularisation. Statut passe à SETTLED.
Immeubles : alimenter et envoyer en masse
Pour un immeuble, la ventilation d'une charge commune (page de l'immeuble) peut alimenter directement les décomptes : Reporter sur les décomptes crée un poste par bail au prorata de la quote-part du lot, en choisissant la catégorie récupérable et la part répercutable (ex : gardien 75 %). La quote-part est proratisée jour par jour: un bail qui ne couvre qu'une partie de l'année ne reçoit que sa période (changement de locataire réparti automatiquement entre les baux successifs), et les jours de vacance restent à votre charge. La page Décomptes de charges de l'immeuble liste ensuite tous les décomptes de l'année : Tout émettre envoie tous les emails en une fois, et Tout télécharger (ZIP)récupère tous les PDF d'un coup.
Colocation par chambre (baux individuels)
Quand un lot est loué par chambre à plusieurs baux simultanés, chaque bail reçoit son propre décompte avec sa part de la quote-part du lot. La clé de répartition est réglable lot par lot — depuis la fiche du lot (carte « Finances ») ou directement dans l'aperçu du report : prorata des surfaces privatives (par défaut — renseignez la « Surface privative louée » sur chaque bail) ou parts égales. Si une surface manque, la répartition retombe automatiquement sur les parts égales. Les baux au forfait de charges ne reçoivent pas de décompte (pas de régularisation possible), mais leur présence pondère bien la part des autres colocataires.
Cadre légal
- Le bailleur doit communiquer le décompte au moins 1 mois avant la prise d'effet (loi 89-462 art. 23).
- Les pièces justificatives (factures, état charges de copropriété) doivent être tenues à disposition du locataire pendant 6 mois après l'envoi.
- En cas de désaccord, le locataire dispose d'un délai de 3 ans pour contester (art. 7-1).
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