Un paiement dans MonLoyer représente une échéance attendue ou reçue (loyer, charges, dépôt de garantie, régularisation). Il est généré automatiquement à partir des baux actifs et passe par plusieurs statuts au fil du temps. Cet article explique comment ils fonctionnent et où agir manuellement.
Comment ils sont créés
Pour chaque bail actif, MonLoyer crée automatiquement les paiements mensuels prévus selon les montants du bail (loyer + charges). La création se fait par anticipation pour les prochaines échéances, ce qui permet d'envoyer les avis et de suivre les retards. Les types :
- Loyer — loyer mensuel (récurrent)
- Charges — provisions ou charges réelles (récurrent)
- Dépôt de garantie— versé à l'entrée du locataire
- Restitution dépôt— remboursement après l'état des lieux de sortie
- Régularisation — ajustement annuel des charges (à créer manuellement après calcul réel vs provisions)
Les statuts d'un paiement
Le statut évolue automatiquement en fonction du montant reçu et de la date d'échéance. La pill ci-dessous est exactement celle que vous voyez dans le tableau Finances :
- En attente — échéance pas encore dépassée
- Payé— réglé intégralement (déclenche l'émission auto de la quittance)
- Partiel — partiellement payé (le reste est dû)
- En retard — échéance dépassée et non payé (déclenche les rappels automatiques)
- Impayé — impayé caractérisé (entre en procédure de relance contentieuse)
Encaissement automatique via la banque
La meilleure façon de marquer un paiement reçu : connecter votre compte bancaire. MonLoyer rapproche automatiquement les virements entrants avec les échéances attendues, en se basant sur la référence de paiement unique générée par locataire.
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Connecter votre banque
Menu → Comptes bancaires → connectez la banque où vos locataires versent les loyers. La connexion utilise Bridge (PSD2) en lecture seule.
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Référence de paiement par locataire
Chaque bail a une référence unique (visible dans l'avis d'échéance) à indiquer au locataire pour ses virements. C'est cette référence qui permet le rapprochement automatique fiable, même quand plusieurs locataires versent le même jour.
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Rapprochement automatique
Quand un virement arrive avec une référence reconnue, le paiement correspondant passe en PAID instantanément. Si la référence est partielle ou le montant différent, MonLoyer propose une suggestion à valider sur la page Comptes bancaires.
Marquer un paiement manuellement
Si vous ne connectez pas votre banque (ou pour des paiements en espèces/chèque), vous pouvez basculer un paiement à la main depuis n'importe quelle vue :
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Trouver le paiement
Menu → Finances → liste filtrable par bail, locataire, statut, période. Vous pouvez aussi y accéder depuis la fiche d'un bail ou d'un locataire.
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Basculer le statut
Cliquez sur le badge statut de la ligne — il s'ouvre en menu et vous pouvez choisir Payé, Partiel (avec montant), ou repasser en En attente. L'action est tracée dans l'audit log.
Marquer « Payé » est un encaissement : la somme est imputée en priorité sur les dettes les plus anciennes du bail (ordre chronologique), pas forcément sur la ligne cliquée — qui peut donc rester partielle s'il existe un arriéré. Le détail du paiement affiche le récap « Impayés du bail » qui explique cette imputation. Seul le statut Partiel saisi à la main vise directement la ligne, pour corriger une donnée.
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Quittance automatique
Une échéance mensuelle regroupe deux lignes (loyer + charges). La quittance couvre l'échéance entière : elle est générée (et envoyée par email si l'envoi auto est activé) uniquement quand loyer ET charges de la période sont intégralement réglés. Sinon, téléchargeable depuis la fiche paiement une fois l'échéance soldée.
Paiements partiels et historique des encaissements
Chaque versement reçu (manuel ou rapproché en banque) est tracé individuellement : la card Montants du détail paiement affiche l'historique des encaissements, du plus récent au plus ancien, avec leur origine. Pour un statut Partiel, le formulaire remplace le simple couple montant/date par une liste de versements (ajout/retrait, total calculé automatiquement — les lignes issues d'un rapprochement bancaire sont verrouillées). La date de paiement retenue est celle du dernier versement : c'est la date du solde, celle qui figure sur la quittance.
Modifier ou supprimer
Un paiement déjà émis par l'app peut être édité :
- Montant — pour corriger une erreur du bail (ex : nouveau loyer après révision IRL appliqué rétroactivement)
- Date d'échéance — pour aligner un avis exceptionnel
- Période — utile quand un loyer a été déclaré sur la mauvaise période (impact compta)
La suppression est bloquée dès qu'un versement bancaire est rattaché au paiement — il faut d'abord annuler le rapprochement pour éviter une incohérence comptable. Repasser un paiement en En attente efface ses versements manuels.
Astuce
Le tableau Finances permet l'export CSV / Excel filtré (par exemple « tous les loyers payés du Q1 » pour votre comptable). L'export inclut les références bancaires utilisées lors du rapprochement.
Conservation 6 ans